Når standarden ikke længere passer
Virksomheden har udviklet sig. Arbejdsgangene er ikke fulgt med.
Når virksomheden vokser, ændrer måden at arbejde på sig med den. Det, der før fungerede uden problemer, kræver efterhånden flere manuelle trin og hensyn undervejs. På et tidspunkt er det ikke længere arbejdet, der skal tilpasses værktøjerne. Værktøjerne skal følge den måde, virksomheden faktisk arbejder på.
Tegnene viser sig i omvejene
Når undtagelserne bliver hverdag, passer standarden ikke længere.
Med tiden finder medarbejderne små måder at få arbejdet videre på. Én husker, hvad der skal ske bagefter, en anden holder styr på godkendelser i indbakken, og vigtige detaljer bliver liggende i noter eller samtaler. Hver for sig virker det måske uskyldigt, men tilsammen bliver arbejdet sværere at følge og lettere at afbryde.
Problemet er ikke ét ekstra regneark. Det er, at driften er blevet afhængig af alle omvejene.Når virksomheden har sin egen logik
Det særlige ved virksomheden bør ikke være det, der gør arbejdet tungt.
Alle virksomheder udvikler med tiden deres egen måde at arbejde på. Den bygger på erfaring, kundernes forventninger og de praktiske valg, der virker i hverdagen. Problemet opstår, når medarbejderne igen og igen må arbejde uden om deres værktøjer for at følge den helt almindelige proces.
En medarbejder sender tilbuddet videre til den kollega, der kan huske, hvordan netop den kundes pris skal beregnes.
En ordre ligger stille i indbakken, mens tre personer prøver at finde ud af, hvem der mangler at godkende den.
Kundens oplysninger bliver kopieret fra e-mailen til regnearket og derefter videre til ordren.
Kunden ringer efter et dokument, men den eneste, der ved, hvor det ligger, er gået til møde.
Dagens første opgave kan ikke begynde, før nogen har hentet oplysninger fra fire forskellige steder.
Den nye medarbejder spørger igen, hvad der gælder i netop denne type sag, fordi svaret kun findes hos kollegerne.
Når virksomhedens egne regler bliver en tydelig del af arbejdsgangen, kan arbejdet udføres ens hver gang uden at miste den fleksibilitet, der gør virksomheden særlig.
Tag udgangspunkt i den virkelige drift
Start med den arbejdsgang, der holder resten tilbage.
Det er sjældent nødvendigt at ændre alt på én gang. Begynd dér, hvor undtagelser, manuelle mellemled eller uklare regler koster mest tid og skaber flest fejl. Når den del følger virksomhedens faktiske måde at arbejde på, bliver resten lettere at koordinere.
Det rigtige udgangspunkt er en præcis forståelse af de beslutninger, ansvar og undtagelser, der allerede former arbejdet.
Når omvejene er blevet normalen
Er virksomheden vokset fra den måde, arbejdet bliver gjort på?
Samtalen begynder med de dele af arbejdsdagen, der skaber ekstra arbejde, ventetid eller de samme forklaringer igen og igen. Ofte kan en forbedring af én vigtig arbejdsgang gøre flere andre dele af virksomheden lettere på samme tid.